Datenschutzerklärung für APLICONUS infield Pro

Stand: April 2025

Wir freuen uns, dass Sie unsere plattformübergreifende App APLICONUS infield Pro (nachfolgend „App“) nutzen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und allen weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften. Nachfolgend informieren wir Sie ausführlich über Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung bei Nutzung unserer App sowie über Ihre Rechte als betroffene Person.

1. Verantwortlicher

APLICONUS GmbH
L8 2, 68161 Mannheim
E-Mail: info@apliconus.de
Telefon: : +49(621)1806780

Sofern ein Datenschutzbeauftragter benannt ist, erreichen Sie ihn unter derselben Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.

2. Datenverarbeitung bei Nutzung der App

2.1 Herunterladen der App (App‑Stores)

Beim Herunterladen unserer App aus einem App‑Store (z. B. Google Play Store, Apple App Store, Microsoft Store) werden bestimmte Daten an den jeweiligen Store‑Betreiber übermittelt (z. B. Benutzername, E‑Mail‑Adresse, Kundennummer, Zahlungsdaten, Zeitpunkt des Downloads, Geräte‑ID). Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss; verantwortlich ist allein der jeweilige Store‑Betreiber. Wir erhalten lediglich technische Informationen, die für den Download und die Installation erforderlich sind.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

2.2 Lokale Datenverarbeitung auf Ihrem Gerät

Alle personenbezogenen Daten, die Sie in der App eingeben oder die automatisch anfallen, werden ausschließlich lokal in einer SQLite‑Datenbank auf Ihrem Gerät gespeichert. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht, es sei denn, Sie lösen eine Übertragung explizit aus (z. B. Backup, Telemetrie ‒ siehe unten). Wir als Anbieter haben keinen Zugriff auf Ihre lokal gespeicherten Daten.

Zweck: Bereitstellung der von Ihnen angeforderten App‑Funktionen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

2.3 Freiwilliges Backup in Microsoft OneDrive

Die App bietet Ihnen die optionale Möglichkeit, ein Backup Ihrer App‑Daten in Ihrem persönlichen Microsoft OneDrive anzulegen. Diese Funktion müssen Sie aktiv einschalten.

• Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS).
• Die Sicherung wird in Ihrem eigenen OneDrive‑Konto abgelegt; wir haben darauf keinen Zugriff.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

2.4 Telemetrie‑ und Nutzungsdaten (optional, mit Einwilligung)

Nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erhebt die App anonyme Telemetrie‑Daten (z. B. Absturzberichte, Nutzungsstatistiken).

• Es werden keine Daten erhoben, die eine Identifizierung Ihrer Person ermöglichen.
• Die Speicherung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Westeuropa (EU).
• Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung können Sie jederzeit in den App‑Einstellungen widerrufen.

2.5 Standort- und Aktivitätsdaten

Zur Unterstützung Ihres Arbeitsalltags kann die App Aktivitäts‑Tracking durchführen. Dabei werden Standortinformationen mit Zeitstempeln kombiniert, um

• eine automatische Zuordnung der aufgezeichneten Aktivitäten zu Reisekostenabrechnungen und Zeiterfassungen zu ermöglichen und
• Sie beim Erreichen oder Verlassen bekannter Orte (z. B. Projektstandorte, Home‑Office, reguläre Arbeitsstätte) über konfigurierbare Erinnerungen zu informieren.

Aktivierung und Steuerung

• Das Aktivitäts‑Tracking ist standardmäßig deaktiviert. Sobald Sie eine Tracking‑Funktion aktivieren, versucht die App auch Ihren Standort zu nutzen, um Aktivitäten präziser zu protokollieren.
• Die Standort‑Erinnerungen (Geofencing) sind ebenfalls standardmäßig deaktiviert. Beim ersten Zugriff auf Standortdaten fordert das Betriebssystem Ihre ausdrückliche Zustimmung an; ohne diese Zustimmung werden weder Tracking‑Funktionen noch Geofencing ausgeführt.
• Innerhalb des Bereichs „Informationen → Aktivitäts‑Log“ können Sie sämtliche aufgezeichneten Tracking‑Daten jederzeit vollständig löschen.

Verarbeitung und Speicherung

• Erfasste Standort‑ und Aktivitätsdaten werden ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät gespeichert und nie ohne Ihre Mitwirkung an uns oder Dritte übertragen.
• Wenn Sie ein Backup (siehe 2.3) erstellen, werden die Aktivitäts‑ und Standortdaten in Ihrem persönlichen OneDrive‑Speicher abgelegt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die Aktivierung des Tracking‑ und Erinnerungs‑Features; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), soweit das Tracking zur von Ihnen gewünschten automatisierten Überführung in Reisekosten‑ oder Zeiterfassungsprozesse erforderlich ist.

2.6 Kartendienste (plattformabhängig)

Je nach Betriebssystem bzw. Konfiguration nutzt die App unterschiedliche Kartendienste, um Karteninhalte anzuzeigen und Standortinformationen zu ermitteln.

Gemeinsame Hinweise zu allen Kartendiensten

• Die Kartenkacheln und zugehörigen Ressourcen (Schriftarten, Bilder) werden direkt von den Servern des jeweiligen Dienstes geladen.
• Wir übermitteln keinerlei zusätzliche personenbezogene Daten (z. B. Namen oder Inhalte) an die Kartenanbieter.
• Die Kartendienste können Cookies oder ähnliche Technologien einsetzen, um Nutzungs‑ und Diagnosedaten zu erheben. Auf diese Erhebung haben wir keinen Einfluss. Näheres entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.
• Wenn Sie nicht möchten, dass Daten an die genannten Kartendienste übermittelt werden, können Sie die Kartenfunktion in den App‑Einstellungen deaktivieren. Ohne Kartenansicht sind bestimmte Funktionen der App möglicherweise nur eingeschränkt verfügbar.

2.7 Einbettung externer Webinhalte ‒ Bahn.de

Für Reisekostenfunktionen bindet die App ein Web‑Fenster der Deutsche Bahn AG (www.bahn.de) ein, um Verbindungs‑ und Preisinformationen anzuzeigen.

• Beim Aufruf werden IP‑Adresse, User‑Agent, Cookies u. a. an die Deutsche Bahn übertragen.
• Wir erhalten keinen Zugriff auf diese Daten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der gewünschten Information).

2.8 Nutzung der Microsoft Graph API (Kontoverwaltung & OneDrive‑Login)

Die Anmeldung mit Ihrem Microsoft‑Konto sowie die Verwaltung der Backup‑Funktion erfolgen mittels Microsoft Graph API.

• Es werden OAuth‑Tokens, Microsoft‑Konto‑ID, Anzeigename und E‑Mail‑Adresse an Microsoft übermittelt.
• Die Tokens werden verschlüsselt lokal gespeichert und können durch Abmeldung widerrufen werden.
• Microsoft verarbeitet diese Daten als unser Auftragsverarbeiter unter Einsatz von EU‑Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Empfänger der Daten und Weitergabe an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, sofern dies zur Vertragserfüllung notwendig, gesetzlich vorgeschrieben oder von Ihrer Einwilligung gedeckt ist.

| Empfänger | Zweck der Verarbeitung | Rechtsgrundlage | |--||--| | Microsoft Corporation | Kartendienste (Bing Maps & Azure Maps), Microsoft Graph / OneDrive‑Backup | Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. a DSGVO | | Google LLC | Google Maps Kartendienst | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | | Apple Inc. | Apple Maps Kartendienst | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | | Deutsche Bahn AG | Anzeige von Bahn.de‑Inhalten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | | App‑Store‑Betreiber (Google, Apple, Microsoft) | Bereitstellung des App‑Downloads | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | | Behörden | Erfüllung gesetzlicher Pflichten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |

Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken erfolgt nicht.

4. Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU

Eine Übermittlung in die USA kann im Rahmen der Nutzung von Microsoft‑Diensten (Bing Maps, Azure, Graph, OneDrive) erfolgen. Microsoft gewährleistet ein angemessenes Datenschutzniveau durch EU‑Standardvertragsklauseln sowie seine Teilnahme am EU‑U.S. Data Privacy Framework.

5. Speicherdauer und Löschung

• Lokale App‑Daten: verbleiben auf Ihrem Gerät bis Sie sie löschen oder die App deinstallieren.
• OneDrive‑Backups: verbleiben in Ihrem Cloud‑Speicher bis zu Ihrer Löschung.
• Telemetrie‑Daten: automatische Löschung oder Anonymisierung nach 90 Tagen.
• Protokolle des App‑Stores: werden nur kurzfristig gespeichert.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ferner besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

7. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein (u. a. Ende‑zu‑Ende‑Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Audits), um Ihre Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff zu schützen. Bitte sichern Sie zusätzlich Ihr Endgerät (Aktualisierungen, Passcode, Malware‑Schutz).

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Funktionsänderungen der App anzupassen. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie innerhalb der App. Die jeweils aktuelle Fassung können Sie jederzeit in der App und auf unserer Website einsehen.

Vielen Dank für Ihr Vertrauen. Bei Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns bitte unter den oben angegebenen Kontaktdaten.