Tipps für die Reisekosten­abrechnung

Sie sind beruflich viel unterwegs und haben spezielle Fragen zu Ihrer Reisekostenabrechnung? APLICONUS hat einige Spezialfälle unserer Anwender zum Thema Reisekostenabrechnung für Sie zusammengestellt.

Entdecken Sie unsere App für Reisekostenabrechnungen und Zeiterfassungen APLICONUS infield APLICONUS infield

BahnCard-Reisekostenabrechnung

Ja, aber nur, wenn die BahnCard vorwiegend für Dienstfahrten oder Fahrten zum Arbeitsplatz verwendet wird. Eine lückenlose Dokumentation der Belege ist unerlässlich![1]

So unterstützt APLICONUS infield:
APLICONUS infield fertigt einen übersichtlichen Bericht über alle Bahnfahrten eines Monats an. Zusätzlich sind in dem Bericht alle Reisekosten nach Kategorien aufgeteilt. Der Gesamtbetrag der Kosten ist sowohl pro Kategorie als auch für alle Reisen ersichtlich.

  1. Erstellen Sie einen neuen Monatsbericht Ihrer Reisen
  2. Wählen Sie den Monat aus, für den Sie die Reisekosten benötigen
  3. Sie erhalten eine tabellarische Übersicht in Form einer Microsoft Word-Vorlage
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Tabellarische Darstellung der Reisekosten in einem Microsoft Word-Dokument

Grundsätzlich stellt eine privat erworbene Bahncard 100 auch eine private Ausgabe dar. Sie kann erst steuerlich berücksichtigt werden, wenn die fiktiven Kosten der Dienstreise die Kosten der BahnCard 100 überschreiten.[2] Ansonsten gilt auch: „Die Kosten für eine privat gekaufte Bahncard könnten nur erstattet werden, wenn sich die Bahncard dienstlich vollständig amortisiert habe. (VG Wiesbaden · Urteil vom 12. August 2008 · Az. 6 K 605/08.WI(V))

So unterstützt APLICONUS infield:
APLICONUS infield fertigt einen Bericht über alle Bahnfahrten eines Monats an und kategorisiert die Reisekosten. Der Gesamtbetrag der Kosten ist dann sowohl pro Reise und Kategorie, als auch für alle Reisen insgesamt ersichtlich.

  1. Erstellen Sie einen neuen Monatsbericht Ihrer Reisen
  2. Wählen Sie den Monat aus, für den Sie die Reisekosten benötigen
  3. Sie erhalten eine tabellarische Übersicht in Form einer Microsoft Word-Vorlage.
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Tabellarische Darstellung aller Reisen eines Monats

Abrechnung von Verpflegungspauschalen

Bei Abwesenheit von mehr als 8h: 12€/Tag; darunter: 0€.[3]

So unterstützt APLICONUS infield:
APLICONUS infield berechnet für Sie automatisch die Verpflegungspauschale bei eintägigen Reisen.

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Verpflegungspauschale für eine eintägige Reise in APLICONUS infield

12,00€/Tag für den An-/Abreisetag, 24,00€/Tag für den Zwischentag (24h).[3]

So unterstützt APLICONUS infield:
APLICONUS infield berechnet automatisch die Pauschalen für An- bzw. Abreisetage.

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Verpflegungspauschale mehrtägiger Reisen in APLICONUS infield

Je nach Größe der Mahlzeit muss der Snack mit der vollen Kürzungspauschale abgerechnet werden, auch wenn der Wert darunterliegt.[3]

So unterstützt APLICONUS infield:
Innerhalb der APLICONUS infield-App können Sie die Art der Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) auswählen und die entsprechende Kürzungspauschale automatisch berechnen lassen.

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Automatische Kürzung der Verpflegungspauschale in APLICONUS infield

Folgende Kürzungs-Pauschalen basieren auf dem Pauschalsatz für einen vollen Dienstreise-Tag in Höhe von 24€ innerhalb Deutschlands:
MahlzeitartProzent der Kürzung Absoluter Betrag
Frühstück20%4,80€
Mittag-/Abendessen40%9,60€

So unterstützt APLICONUS infield:
Die Verpflegungspauschalen sind in der APLICONUS infield-App integriert und werden je nach Angabe der Art der Mahlzeit (Frühstück, Mittag-, Abendessen) berechnet.

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Integrierte Kürzung der Verpflegungspauschale in APLICONUS infield

Fahrtkostenabrechnung

Es ist notwendig, die verkehrsgünstigste Route zu wählen. Unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel gilt: 0,30€ pro vollem Entfernungskilometer. Grundsätzlich darf der Betrag von 4.500,00€/Jahr nicht überschritten werden.[7]

So unterstützt APLICONUS infield:
APLICONUS errechnet innerhalb einer Reisekostenabrechnung mithilfe von integrierten Karten automatisch die Distanz zwischen zwei Lokalitäten und die entsprechende Entfernungspauschale.

  1. Erstellen Sie eine neue Reisekostenabrechnung
  2. Geben Sie den Ausgangs- und den Zielort an
  3. Lassen Sie sich automatisch die Wegstrecke und die Pauschale berechnen
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Automatische Berechnung der Reisekostenpauschale mit APLICONUS infield

Nein, die Begrenzung gilt nicht für die Benutzung eines eigenen oder eines zur privaten Nutzung überlassenen PKWs, sofern der Arbeitnehmer lückenlos nachweisen kann, dass er einen solchen für die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte verwendet hat.[2]

So unterstützt APLICONUS infield:
APLICONUS infield bietet die Möglichkeit, alle Reisen eines Monats in einer Tabelle zusammenzufassen. Die Kosten für die Fahrten mit einem PKW werden in einer separaten Kategorie pro Monat zusammengerechnet.

  1. Erstellen Sie einen Monatsbericht aller Reisen
  2. APLICONUS berechnet automatisch Ihre gesamten monatlichen PKW-Kosten
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Zusammenfassung der Kosten für PKW-Nutzung mit APLICONUS infield

Ja, diese zusätzlichen Aufwendungen können nach § 9 Absatz 2 Satz 2 EStG geltend gemacht werden.[2]

So unterstützt APLICONUS infield:
APLICONUS infield bietet die Möglichkeit, alle Reisen in Form einer Tabelle darzustellen. Die Kosten für die Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (ÖPNV) werden in einer separaten Kategorie pro Monat zusammengerechnet.

  1. Erstellen Sie einen Monatsbericht aller Reisen
  2. APLICONUS berechnet automatisch Ihre gesamten monatlichen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
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Tabellarische Darstellung der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel

Nein, die Entfernungspauschale kann für ein und dieselbe erste Tätigkeitsstätte nur ein Mal am Tag angegeben werden.[6]

So unterstützt APLICONUS infield:
APLICONUS infield berechnet die Entfernungspauschale zur ersten Tätigkeitsstätte automatisch.

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Automatische Berechnung der Entfernungspauschale

Pauschale KilometersätzeAb 01.01.2014
Benutzung eines Kraftwagens, z.B. PKW0,30€/km
Mitnahmeentschädigung für jede weitere Personkeine Mitnahmeentschädigung
Benutzung Motorrad (oder Motorroller)für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20€/km
Mitnahme einer Personkeine Mitnahmeentschädigung mehr
Benutzung Moped (oder Mofa)Keine Entschädigung
Benutzung FahrradKeine Entschädigung

So unterstützt APLICONUS infield:
APLICONUS infield berücksichtigt bei der Erfassung von Reisekosten die Pauschale für PKWs von 0,30€/km.

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Automatische Berechnung der Pauschale für PKW-Nutzung mit APLICONUS infield

Sonstige Fragen zur Reisekostenabrechnung

Grundsätzlich ja. Finden Sie weitere Informationen zum Eigenbeleg im Urteil des Bundesfinanzgerichtshofes (Az. X R 57/09).[4]

So unterstützt APLICONUS infield:

  1. Erfassen Sie Ihre Reise und fügen Sie den selbst erstellten Beleg als Anhang hinzu
  2. Lassen Sie sich die Reisekostenabrechnung als Word-Dokument erstellen
  3. Passen Sie das Word-Dokument an, sofern nötig
  4. Reisekostenabrechnung ausdrucken
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Erfassung von Reisebelegen mit APLICONUS infield

Ja, nach dem Schreiben des BMF[5] wird das Trinkgeld vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet, sofern der Empfänger die Zahlung quittiert. Allerdings kann man Trinkgelder auch über einen Eigenbeleg nachweisen.

So unterstützt APLICONUS infield:
APLICONUS infield bietet die Möglichkeit, bei Bewirtungen Trinkgeld neben dem berechneten Bewirtungsbetrag gesondert anzugeben und somit eindeutig für den Arbeitgeber auszuweisen.

  1. Erstellen Sie eine neue Bewirtung
  2. Erfassen Sie alle nötigen Informationen
  3. Geben Sie den Betrag des Trinkgeldes an
  4. Lassen Sie sich die Bewirtung als Word-Dokument erstellen
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Abrechnung von Bewirtungen in APLICONUS infield

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Heike Fillmann, Sales

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